למעשה כל הקונספציה של ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, יצירת ארכיון דיגיטלי וכדומה, משקפת גם יחד ניהול משרד ללא נייר. משרד ללא נייר משמעו עבודה בארגון עם קבצים דיגיטליים כך שניתן לשלוף כל מסמך שנזקקים לו, מבלי שהוא יהיה קיים באופן פיזי כמסמך נייר במשרד.
יש צורך לקבל החלטה בדבר שילוב המסמכים הישנים המתויקים בקלסרים עבי קרס ומאוחסנים בארכיונים ובתי גניזה. ארגון גדול עם מסמכים רבים המאוחסנים בבתי ארכיב, יכול להחליט כי רק משנה מסוימת, כל מסמכי הנייר שלו ישולבו במערכת ניהול משרד ללא נייר, או בשמה הנפוץ יותר - ניהול ארכיון מסמכים. יתר המסמכים שלא ישולבו במערכת ניהול מסמכים יישארו מתויקים בקלסרים. לצורך כך יש לבצע הליך מוקדם של סריקת מסמכים ושילובם במערכת.
אם היום הקמת ארגון והחלטת לנהל משרד ללא נייר, תוכל לעשות זאת במידה וכל מסמך שתייצר מהרגע הראשון יהיה מסמך דיגיטלי שיוצר במחשב הארגון וניתן לניהול ולהעברה בין המחשבים. אם תתחיל לקבל מסמכים מספקי חוץ (קבלות, חשבוניות, תעודות משלוח וכדומה) יהיה עליך לסרוק כל מסמך עם כניסתו למשרד. את המסמך המקורי תתייק ותעביר להנהלת חשבונות, אבל במערכת יופיע המסמך האלקטרוני הסרוק. באופן זה משרד ללא נייר יהיה קל ופשוט להקמה ולניהול.
אם לא התחלת בניהול משרד ללא נייר מרגע הקמת החברה, תזדקק לסרוק את המסמכים הישנים. חברות המעוניינות בשירותי סריקה מקצועיים לצורך סריקת מסמכים ישנים והפיכתם למסמכים דיגיטאליים, מחפשות קודם כל אחר ספקי שרותי סריקה היכולים להגיע לאתר הלקוח ולסרוק במקום את המסמכים במשרד באמצעות סורקים מקצועיים לארכיון.
קיימות חברות המעדיפות למסור את ערימות המסמכים הישנים ללשכות סריקה המבצעות סריקת מסמכים בסורקים מקצועיים מהירים. החסרון כאן הוא הוצאת המסמכים מהמשרד וסכנה של אבטחת מידע. היתרון הוא ביכולת לסרוק כמויות עצומות במקום מקצועי אחד.
נקודה אחרונה למחשבה - בניהול משרד ללא נייר אי אפשר לעשות חצי עבודה. אם התחלתם לנהל משרד ללא נייר, חובה להתמיד ולהקפיד שכל מסמך הנכנס לארגון ייסרק וישולב במערכת ניהול ארכיב המסמכים לצד קבצי מסמכים דיגיטליים המיוצרים ישירות במחשבי הארגון.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכיםhttp://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכיםhttp://mismachim.co.il טל: 054-5880060
